คู่มือการใช้งาน MS Excel เบื้องต้น

คู่มือการใช้งาน MS Excel เบื้องต้น

 การใช้งาน MS Excel เบื้องต้น

โปรแกรม Microsoft Excel คืออะไร

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยู่ในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS Excel มี ชื่อเสียงในด้าน การคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทำบัญชี ต่าง ๆ การทำงานของโปรแกรม ใช้ตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เป็นหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรมในลักษณะนี้ว่าเป็น Spread Sheet.

บางคนใช้โปรแกรม MS Excel สำหรับการพิมพ์ตาราง การพิมพ์รายการสิ่งของต่าง ๆ ที่มีการรวมเงิน หรือตัวเลข หรือมีการคำนวนอย่างง่าย บางคนใช้โปรแกรมนี้ เพื่อวิเคราะห์แบบสอบถาม หาค่าเฉลี่ย และค่าสถิติต่าง ๆ เป็นต้น

ข้อแนะนำในการเรียน

ในการเรียน ถ้าจะให้ได้ผล ควรเปิดโปรแกรม MS Excel และปฏิบัติตามขั้นตอนไปด้วย จะทำให้มีความเข้าใจดีขึ้น และเป็นการสร้างทักษะการใช้

บทที่ 1: การพิมพ์ข้อความและตัวเลข

หน้าจอของ MS Excel

เมื่อเปิดโปรแกรม MS Excel ครั้งแรก จะมีกรอบหน้าต่าง สำหรับอำนวยความสะดวก เช่น ให้เปิดไฟล์ใหม่ หรือกำหนดค่าต่าง ๆ ทำให้หน้าจอของ Excel ถูกกินพื้นที่ไป ในขั้นแรกนี้ ให้ท่านคลิกที่ปุ่ม X เพื่อปิดหน้าต่างนี้ ดังรูป (ในวงรีสีแดง)

แต่ละส่วนของหน้าจอมีรายละเอียด ดังนี้

Title Bar

ส่วนนี้อยู่บนสุดของหน้าจอ จะบอกชื่อไฟล์ที่กำลังทำงาน ถ้ายังไม่ได้บันทึกไฟล์ Excel จะตั้งขื่อให้เป็น Book และตามด้วยตัวเลข เช่น Book1.xls, Book2.xls เป็นต้น แต่ถ้ามีการบันทึกไฟล์แล้ว Excel จะใช้ชื่อที่บันทึก

Menu Bar

เมนูบาร์ อยู่ถัดลงมาจาก Title Bar เราใช้เมนูบาร์เพื่อบอกให้ Excel ทำงานตามที่เราต้องการ เช่น การบันทึกไฟล์ การจัดการเกี่ยวกับข้อความต่าง ๆ การจัดรูปแบบ Cell เป็นต้น ในแต่ละหัวข้อ เช่น File, Edit, View, ... เมื่อนำเมาส์ไปคลิกจะเกิดเมนูย่อย ซึ่งเราสามารถเลือกได้ โดยใช้เมาส์คลิก หรือ ใช้ปุ่มลูกศรขึ้นลง บนแป้นพิมพ์ เลื่อนแถบไปที่เมนูที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Enter เมนูที่มีเครื่องหมาย  แสดงว่า มีเมนูย่อยต่อไปอีก เมนูที่มีลักษณะสีจาง ๆ แสดงว่า ในสภาพนี้ ยังไม่สามารถใช้เมนูนี้ได้

เราสามารถกำหนดให้ Excel แสดงเมนูแบบเต็มทุกเมนู หรือแสดงเฉพาะเมนูที่ใช้บ่อย ๆ ก็ได้ การตั้งให้แสดงเมนูทุกเมนู ทำดังนี้

1. ใช้เมาส์ชี้ที่ Tools
2. คลิกเมาส์ 1 ครั้ง
3. กดปุ่มลูกศรชี้ลง บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลื่อนแถบสว่าง มาที่ Customize
4. กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
5. ใช้เมาส์คลิกที่แถบ Options
6. จะเห็น Always show full menus ให้คลิกในกล่องสี่เหลี่ยมที่อยู่หน้าข้อความนี้
7. คลิกปุ่ม X เพื่อปิดเมนู

Toolbars

กลุ่มเครื่องมือเหล่านี้ เป็นเครื่องมือที่ใช้บ่อย ๆ เราสามารถจะให้แสดงที่หน้าจอหรือไม่แสดงก็ได้ นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนเครื่องมือแต่ละตัวได้ ถ้าหน้าจอของท่านไม่มีเครื่องมือเหล่านี้ สามารถนำมาแสดงได้ ดังนี้

1. ไปที่ View แล้วคลิกเมาส์ปุ่มซ้าย 1 ครั้ง
2. กดปุ่มลูกศรชี้ลง เพื่อเลื่อนแถบสว่าง จนกระทั่งถึง Toolbars
3. กดปุ่มลูกศรขี้ไปทางขวา จะเห็น ทั้ง Standard Toolbars และ Formatting Toolbars
4. คลิกให้เกิดลูกศร ที่หน้า Toolbars ทั้งสอง เพื่อให้แสดงที่หน้าจอ ถ้ามีลูกศรอยู่แล้ว แสดงว่า แถบเมนูทั้งสองแสดงอยู่แล้วที่หน้าจอ ถ้าไม่ต้องการแสดง ก็คลิกลูกศรออก

Formula Bar

Formula Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Formula Bar ถ้าเปิดอยู่จะเห็นเป็นแถบดังภาพข้างบนนี้ ส่วนที่อยู่ซ้ายสุด คือ ชื่อของ cell และช่องถัดมา เป็นส่วนที่จะใส่ข้อมูลใน cell นี้ หรือใส่สูตรของ Excel ลงใน cell นี้

Status Bar

Status Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Status Bar ถ้าข้างหน้าของ Status Bar มีเครื่องหมายถูกอยู่ แสดงว่า Status Bar กำลังเปิดอยู่

Status Bar บอกสถานะของโปรแกรม คำว่า Ready ทางด้านซ้าย บอกว่า ขณะนี้โปรแกรมพร้อมรับคำสั่งจากท่าน ส่วนทางด้านขวามือจะมีข้อมูลหลายอย่าง เช่น

• แสดงสถานะของปุ่ม Num Lock ถ้าปุ่มเปิดอยู่ จะเห็นคำว่า NUM ปุ่มนี้ ถ้าไม่เปิด จะไม่สามารถใช้ปุ่มกลุ่มตัวเลขด้านขวามือบนแป้นพิมพ์ได้
• แสดงสถานะของปุ่ม Caps Lock ถ้าปุ่มนี้ ถูกเปิดอยู่ จะเห็น CAPS ปรากฎ ปุ่มนี้ใช้สำหรับพิมพ์อักษรแถวบน บนแป้นพิมพ์

Worksheets

โปรแกรม MS Excel ประกอบด้วย แผ่นข้อมูล หรือ Worksheets จำนวนหลายแผ่น ซึ่งสามารถคลิกเลือกได้จากแถบ Sheet1, Sheet2, ... ข้างล่าง เราสามารถเพิ่มแผ่นข้อมูลให้มากขึ้นได้ และสามารถเปลี่ยนชื่อแผ่นข้อมูล จากคำว่า Sheet1 เป็นชื่อที่เราต้องการได้

ในแต่ละแผ่นข้อมูล ประกอบไปด้วย คอร์ลัมน์หรือสดมภ์ (column) และแถว(rows) คอร์ลัมน์จะเริ่มตั้งแต่ A ไปจนกระทั่งถึง IV และแถวจะเริ่มตั้งแต่ 1 จนถึง 65536 ปัญหาอยู่ที่ว่า ในเมื่อแผ่น worksheet กว้างมาก เราจะพิมพ์อย่างไร Excel จะพิมพ์ข้อความทีละหน้า ขนาดความกว้างยาวของหน้าของหน้าตามที่กำหนดใน Page Setup โดยพิมพ์จากบนลงมาล่าง เพื่อให้แน่ใจว่า สิ่งที่พิมพ์จะไม่เกินขอบขวาของกระดาษ เราควรเข้าไปที่ Page Setup เสียก่อน เพื่อให้โปรแกรม ทำเส้นประบอกขอบเขตของกระดาษที่ใช้ปัจจุบัน ซึ่งทำได้ดังนี้

การแสดงเส้นประบอกขอบเขตของกระดาษ

1. ไปที่ File > Page Setup...
2. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอ ให้ตั้งค่าหน้ากระดาษ

3. คลิก OK ยอมรับค่าที่โปรแกรมตั้งไว้ให้แล้ว
4. เมื่อมาดูที่ Worksheet จะเห็นเส้นประ บอกขอบเขตของกระดาษ ถ้าพิมพ์นอกขอบเส้นประ ข้อความนั้นจะไม่ถูกพิมพ์ เมื่อสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์

การเรียกชื่อ ช่อง Cell

การเรียกชื่อ Cell จะเรียกโดยใช้แถวและคอร์ลัมน์ เช่น จะเรียก cell ที่อยู่มุมบนสุดด้านซ้ายมือ ว่า A1 เพราะ เป็น cell ที่อยู่ใน คอร์ลัมน์ A และอยู่ในแถวที่ 1 ดังภาพ

Cell ต่าง ๆ เหล่านี้ มีไว้สำหรับใส่ข้อมูล เพื่อที่โปรแกรม Excel จะสามารถนำไปคำนวน หรือใช้งานได้ การอ้างถึงข้อมูลจึงต้องอ้างโดยเรียกชื่อ cell ว่าข้อมูลอยู่ใน cell ใด

การเคลื่อนไปยังตำแหน่งต่าง ๆ บน Worksheet

ใช้แป้นกลุ่มลูกศร

ใช้สำหรับการเปลี่ยน Cell ทีละ cell เช่น

·         กดปุ่มลูกศรลง เมื่อต้องการเลื่อนตำแหน่งลงมา 1 cell

·         กดปุ่มลูกศรขึ้น เมื่อต้องการเลื่อนตำแหน่งขึ้นไปข้างบน 1 cell

·         กดปุ่มลูกศรชี้ไปทางขวา เมื่อต้องการเลื่อนไปทางขวา 1 cell เป็นต้น

ใช้ปุ่ม Tab

ปุ่มนี้ เมื่อกด จะเลื่อน ไปทางขวามือครั้งละ 1 Cell

1.      คลิกที่ cell A1

2.      กดปุ่ม Tab หลาย ๆ ครั้ง

3.      จะเห็นกรอบสี่เหลี่ยมหรือ เคอร์เซอร์ วิ่งไปทางด้านขวามือ

ใช้ปุ่ม Shift + Tab

            ถ้ากดปุ่ม Shift ค้างไว้ และกดปุ่ม Tab จะเห็นว่า กรอบสี่เหลี่ยม วิ่งไปทางซ้ายมือ

กดปุ่ม Page Up และ Page Down

            ถ้าต้องการเลื่อนตำแหน่งไปข้างล่างทีละหน้า ให้กดปุ่ม Page Down และถ้าต้องการกลับขึ้นข้างบนทีละหน้า ให้กดปุ่ม Page Up

ใช้ปุ่ม End + ปุ่มลูกศร

·         ถ้ากดปุ่ม End ค้างไว้ และกดปุ่ม ลูกศรไปทางขวา จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งไปยังไปยัง cell ขวาสุดของ Worksheet

·         ถ้ากดปุ่ม End ค้างไว้ และกดปุ่ม ลูกศรไปทางซ้าย จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งไปยังไปยัง cell ซ้ายสุดของ Worksheet

·         ถ้ากดปุ่ม End ค้างไว้ และกดปุ่ม ลูกศรไปขึ้น จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งไปยังไปยัง cell บนสุดของ Worksheet

·         ถ้ากดปุ่ม End ค้างไว้ และกดปุ่ม ลูกศรไปลง จะเป็นการเลื่อนตำแหน่งไปยังไปยัง cell ล่างสุดของ Worksheet

การใช้ Name Box

            ช่อง Name Box ที่เห็นในกรอบสีแดงข้างบน เมื่อพิมพ์ชื่อ Cell ที่ต้องการและกดปุ่ม Enter ก็จะไปยังตำแหน่ง cell ที่ต้องการได้ทันที

การใช้ ปุ่ม F5

      ปุ่ม F5 อยู่แถวบนสุดของแป้นพิมพ์ เมื่อกดปุ่มนี้ จะให้เติม cell ที่ต้องการไป เช่น K8 เมื่อกดปุ่ม Enter หรือ ปุ่ม OK ก็จะสามารถเลื่อนไปยังตำแหน่งที่ระบุได้ทันที

การทำงานกับ Cell

การเลือก Cell

            ถ้าต้องการทำงานที่ Cell ใด ต้องเลือก cell นั้นเสียก่อน โดยการไปยังตำแหน่ง cell ที่ต้องการ แต่ถ้าต้องการทำงานกับหลาย cell ต้องมีการเลือก cell หลาย cell ซึ่งทำได้ดังนี้

·        ถ้าเป็นการเลือก Cell ที่ติดกัน ให้เลื่อน เคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่ง cell ที่เริ่มต้น และกดเมาส์ค้างไว้ แล้วลาก ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

·        ถ้าเป็นการเลือก cell ที่ไม่ติดกัน หลังจากเลือก cell ครั้งแรกแล้ว ให้กดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ ค้างไว้ แล้วไปยังตำแหน่ง cell ที่ต้องการ แล้วลากเมาส์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ จะเป็นการเลือกพื้นที่ cell ที่ไม่ติดกัน

      จะเห็นเป็นแถบสว่างบริเวณที่ถูกเลือก การยกเลิกแถบสว่าง ทำได้โดยกดปุ่ม Esc บนแป้นพิมพ์ หรือ คลิกเมาส์บน Worksheet ที่ใดก็ได้

การป้อนข้อมูลลง Cell

      การป้อนข้อมูลลงใน Cell ทำได้ ดังนี้

1.      นำเคอร์เซอร์ไปไว้ที่ cell A1

2.      พิมพ์คำว่า วราวรรณ

3.      ถ้าพิมพ์ผิด และต้องการลบให้ใช้ปุ่ม Backspace บนแป้นพิมพ์ จะลบจากหลังไปหน้า ทีละตัวอักษร

4.      กดปุ่ม Enter จะเห็นข้อความ "วราวรรณ" ปรากฎใน Cell หรือ ช่อง A1 ดังภาพ

 

การแก้ไขข้อมูลใน Cell

      หลังจากที่พิมพ์ข้อความ หรือป้อนข้อมูลลงใน cell แล้ว หากต้องการแก้ไข ให้ไปที่ cell ที่ต้องการแก้ไข แล้วกดปุ่ม F2

ลองทำดู

1.      ให้คลิกที่ Cell A1 หรือ ช่อง A1 ซึ่งมีชื่อ วราวรรณ ปรากฎอยู่

2.      กดปุ่ม Backspace เพื่อลบ คำว่า "วรรณ" ออก

3.      พิมพ์คำว่า "ภรณ์" แล้วกดปุ่ม Enter

4.      จะเห็นคำว่า วราภรณ์ ปรากฎในช่อง A1 ดังภาพ

 

การใช้ Formula Bar ในการแก้ไขข้อมูล

            การแก้ไขข้อมูลอีกวิธีหนึ่งคือการใช้ Formula Bar โดยทำดังนี้

1.      ให้คลิกที่ Cell A1 หรือ ช่อง A1 ซึ่งมีชื่อ วราภรณ์ ปรากฎอยู่

2.      ที่ Formula Bar นำเคอร์เซอร์ไปไว้ที่ท้ายข้อความ ดังภาพ

3.      คลิกเมาส์แล้วกดปุ่ม Backspace เพื่อลบข้อความทั้งหมด หรือ จะกดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากให้เกิดแถบเพื่อแก้ไข ก็ได้

4.      พิมพ์คำว่า "วิทยา" แล้วกดปุ่ม Enter

5.      จะเห็นคำว่า วิทยา ปรากฎในช่อง A1 ดังภาพ

การจัดลักษณะข้อความใน Cell

            การพิมพ์ตัวอักษรในช่อง Cell บางครั้งยาวมาก ถ้า ช่อง cell ถัดมามีข้อความอยู่ ก็จะทำให้ข้อความใน ข่อง cell แรกถูกตัดหายไป ดังภาพ จะเห็นว่า นามสกุล ของนายวิทยาถูกตัดออกไป เนื่องจาก ช่อง cell ถัดมา มีข้อมูลอยู่

ถ้าเราต้องการดูข้อมูลทั้งหมดใน Cell เราต้องจัดรูปแบบ cell ให้มีการขึ้นบรรทัดใหม่ หรือ Wrap text ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1. หลังจากพิมพ์ข้อความ และกด Enter แล้ว ให้คลิกที่ cell ที่พิมพ์ข้อความอีกครั้งเพื่อเลือก cell นี้
2. เลือก เมนู Format > Cells
3. จะเกิดเมนู ให้คลิกเลือกแถบ Alignment
4. คลิกเลือก Wrap Text
5. คลิก OK
6. จะเห็นข้อความทั้งหมดใน cell ดังนี้

การลบข้อมูลใน Cell

• การลบข้อมุลใน cell ถ้าเป็นข้อมูลใน cell ใด cell หนึ่ง ให้เลือกที่ cell นั้น แล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์
• ถ้าต้องการลบหลาย cell ให้ลากแถบสว่าง ให้ครอบคลุมพื้นที่ cell ที่ต้องการลบข้อมูล แล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์

การกรอกข้อมูลเลขลำดับที่อัตโนมัติ

            Excel มีลักษณะหลายอย่างที่ช่วยการทำงานให้รวมเร็วและสะดวกขึ้น เช่น การกรอกลำดับที่ หากมีการกรอกลำดับที่เรียงกันลงมา 2 ลำดับที่ Excel จะสามารถสร้างต่อให้เองได้ โดยอัตโนมัติ ลองดูวิธีการต่อไปนี้

1. ที่ตำแหน่ง A1 พิมพ์ หมายเลข 1 แล้วกด Enter
2. ที่ตำแหน่ง A1 พิมพ์ หมายเลข 2 แล้วกด Enter จะได้ดังภาพ

3. คลิกที่ตำแหน่ง A1 กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมาที่ตำแหน่ง A2 แล้วปล่อยเมาส์
4. จะเกิดเส้นสี่เหลี่ยมล้อมรอบตำแหน่ง A1 และ A2 พร้อมกันนี้ จะเห็นสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ ทางมุมล่างด้านขวามือ

5. นำเคอร์เซอร์ไปไว้ที่ สี่เหลี่ยมเล็ก ๆ มุมล่างด้านขวา เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ดังภาพ

6. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมาตรง ๆ จนถึงตำแหน่ง A6
7. จะเห็นว่าโปรแกรม Excel สร้างหมายเลขให้โดยอัตโนมัติ

8. การทำงานของ Excel โปรแกรมจะวิเคราะห์ว่า ส่วนที่เลือกก่อนหน้านี้ มีลักษณะอย่างไร และเมื่อลากขยายออกไปแล้ว ควรจะเป็นอย่างไร

การย้ายข้อมูล

        ในกรณีที่จะย้ายข้อมูล ให้ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการย้ายเสียก่อน จากนั้น จึงใช้เมาส์คลิกที่ขอบ แล้วลากไปยังตำแน่งที่ต้องการ

ตัวอย่าง  ต้องการย้ายข้อมูล B2 ถึง B5 ไปยังตำแหน่ง C2 ถึง C5 ดังนี้

1. ใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B2 คลิกเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงมาที่ตำแหน่ง B5 แล้วปล่อยเมาส์

2. นำเคอร์เซอร์ไปวางที่เส้นขอบ จะเห็นเคอรเซอร์เปลี่ยนรูปเป็นลูกศร สี่ทิศทาง แสดงว่าเคลื่อนย้ายได้

3. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปที่ตำแหน่งที่ต้องการย้าย ในที่นี้คือ คอร์ลัมน์ C ขอให้สังเกต กรอบสี่เหลี่ยม ซึ่งจะเป็นบริเวณที่ข้อมูลที่ถูกย้ายจะมาปรากฎ

4. ปล่อยเมาส์ ข้อมูลจะถูกย้ายตามที่ต้องการ

บทที่ 2: การจัดรูปแบบข้อความ และการคำนวณอย่างง่าย

การปรับขนาดความกว้างของ คอร์ลัมน์

                ในการใช้งาน Excel หลายครั้งที่ความกว้างของคอร์ลัมน์น้อยเกินไป เราจำเป็นต้องขยายความกว้างออกไป ซึ่งมีวิธีการดังนี้

1. นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นขอบระหว่าง cell
2. เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปดังภาพ (ในวงกลมสีแดง)

3. กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากออกไปจนได้ขนาดตามต้องการ
4. ปล่อยเมาส์ ก็จะได้ความกว้างของ คอร์ลัมน์ ตามต้องการ

การจัดรูปแบบข้อความ

                การจัดข้อความอย่างง่ายที่สุด ก็คือการใช้ Formatting Toolbar ถ้าหากไม่เห็น Toolbar นี้ ให้เข้าไปที่ เมนู View > Toolbars และคลิกเครื่องหมายถูกหน้าคำว่า Formatting ก็จะได้แถบเมนู สำหรับจัดข้อความ ดังภาพ

 

เราสามารถจัดรูปแบบข้อความในลักษณะต่าง ๆ ได้ ดังนี้

1. คลิกที่ ช่อง cell ที่ต้องการจัดรูปแบบ
2. ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมบริเวณที่ต้องการจัดรูปแบบ
3. ข้อความจะถูกจัดตามที่กำหนด

การตั้งทิศทางเมื่อกดปุ่ม Enter

                โดยปกติ เมื่ออยู่ใน Worksheet และมีการกดปุ่ม Enter กรอบสี่เหลี่ยมที่แสดงการเลือก cell จะเลื่อนลงมา 1 ช่อง อย่างไรก็ตาม หากมีการไปปรับแต่ง กรอบสี่เหลี่ยมก็อาจจะเคลื่อนที่ไปตามทิศทางอื่นได้ เมื่อมีการกดปุ่ม Enter เราสามารถกำหนดทิศทาง ให้ไปทางซ้าย ขวา บน หรือ ล่าง ได้ ดังนี้

1. เลือก Tools > Options จะเกิดหน้าจอย่อย
2. คลิกเลือก แถบ Edit
3. สังเกตว่ามีเครื่องหมายถูก หน้าข้อความ "Move Selection after Enter"
4. ค่า Direction ให้เลือก Down ถ้าจะให้เคลื่อนไปทางใด ก็ตั้งค่าได้ที่นี่ 

5. คลิก OK

การไปทำงานกับ Worksheet อื่น

                โปรแกรม Excel ที่เปิดขึ้นมาเปรียบเสมือนเป็นหนังสือ 1 เล่ม ใน Worksheet แต่ละแผ่น เปรียบเสมือนเป็นหนังสือแต่ละหน้า เราสามารถไปทำงานในหน้าอื่น ๆ หรือ worksheet อื่น ๆ ได้ โดยการคลิกที่ชื่อของ Worksheet ซึ่งอยู่ที่แถบด้านล่าง 

เราสามารถเปลี่ยนชื่อ Worksheet ได้ โดยการคลิกขวาที่ชื่อ และเลือก Rename

การทำงานกับตัวเลข

                เมื่อพิมพ์ตัวเลขลงในช่อง Cell ของ Worksheet เราสามารถนำมาประมวลผล หาผลลัพธ์ โดยการ นำตัวเลขมา บวก ลบ คูณ หาร กันได้ เครื่องหมายที่ใช้งาน มี ดังนี้

+	เครื่องหมายบวก
-	เครื่องหมายลบ
*	เครื่องหมายคูณ
/	เครื่องหมายหาร
^	เครื่องหมายยกกำลัง

การคำนวณทางคณิตศาสตร์อย่างง่าย

                การคำนวณ ใน Excel ทำได้ โดยการป้อนตัวเลขเข้าไปในช่อง cell แต่ละช่อง จากนั้น จึงกำหนดให้นำตัวเลขในแต่ละช่อง มา บวก ลบ คูณ หาร กัน ลองดูตัวอย่าง และทำตามต่อไปนี้

การบวกเลข

1. คลิกที่ ช่อง A1
2. พิมพ์เลข 20
3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง cell A2 (ถ้าไม่เลื่อนลงมาตรง ๆ แสดงว่ามีการไปตั้งค่า ทิศทางการกด Enter ให้ท่านตั้งค่าใหม่ได้
4. คลิกที่ช่อง A2 และพิมพ์เลข 30 แล้วกด Enter
5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง A3 ให้พิมพ์ =A1+A2
6. เครื่องหมายเท่ากับ ข้างหน้า เป็นการบอก Excel ว่า กำลังใช้สูตร ไม่ใช่เป็นการพิมพ์ข้อความธรรมดา และจะสังเกตสีของ ข้อความ A1 และ A2 แตกต่างไปจากสีธรรมดา และเมื่อขณะพิมพ์ A1 จะมีกรอบเกิดขึ้นที่ช่อง A1 ด้วย และขณะพิมพ์ A2 ก็จะมีกรอบเกิดที่ช่อง A2 แสดงขอบเขตที่ถูกเลือก ดังนี้

7. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง A4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 50 ในช่อง A3 ดังภาพ

การลบ

1. คลิกที่ ช่อง C1
2. พิมพ์เลข 30
3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง cell C2
4. คลิกที่ช่อง C2 และพิมพ์เลข 20 แล้วกด Enter
5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง C3 ให้พิมพ์ =C1-C2
6. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง C4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 10 ในช่อง C3 ดังภาพ

การคูณ

1. คลิกที่ ช่อง E1
2. พิมพ์เลข 3
3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง cell E2
4. คลิกที่ช่อง E2 และพิมพ์เลข 2 แล้วกด Enter
5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง E3 ให้พิมพ์ =E1*E2
6. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง E4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 6 ในช่อง E3 ดังภาพ

การหาร

1. คลิกที่ ช่อง G1
2. พิมพ์เลข 30
3. แล้วกด Enter เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ ช่อง cell G2
4. คลิกที่ช่อง G2 และพิมพ์เลข 5 แล้วกด Enter
5. เคอร์เซอร์ จะเลื่อนมาที่ช่อง G3 ให้พิมพ์ =G1/G2
6. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter กรอบจะเลื่อนไปยังตำแหน่ง G4 และจะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 6 ในช่อง G3 ดังภาพ

การใช้ AutoSum

            เครื่องหมาย AutoSum บน เมนูบาร์ ใช้สำหรับการบวกตามแนว คอร์ลัมน์ โดยอัตโนมัติ ซึ่งมีวิธีการใช้ ดังนี้

1. ไปที่ ช่อง H1
2. พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
3. พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
4. พิมพ์ 5 แล้วกด Enter
5. ขณะนี้ เคอร์เซอร์ จะมาอยู่ที่ช่อง H4
6. คลิกปุ่ม บนเมนูบาร์ จะเห็นว่า ช่อง H1 ถึง H3 ถูกเลือก ดังนี้

7. ให้กดปุ่ม Enter เพื่อตอบตกลง จะได้ผลดังภาพข้างล่างนี้

การคำนวณโดยอัตโนมัติ

            เมื่อมีการกรอกตัวเลขลงในช่อง Cell และมีการสั่งให้คำนวณ Excel จะคำนวณให้ แต่ถ้าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าในช่อง cell ถ้าไม่ตั้งให้ excel คำนวณโดยอัตโนมัติ excel ก็จะไม่คำนวณให้ การตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติ ทำได้ดังนี้

1. ไปที่เมนู Tools > Options
2. คลิกเลือก แถบ Calculation
3. ถ้าลงกลมหน้าคำว่า Automatic ไม่ถูกเลือก แสดงว่าจะไม่มีการคำนวณอัตโนมัติ
4. ให้คลิก เลือกดังภาพ

5. โดยปกติ โปรแกรมจะตั้งค่าให้คำนวณโดยอัตโนมัติไว้แล้ว นอกจากจะมีการเปลี่ยนแปลง

การคลิกเลือก Cell ในการคำนวณ

            การคำนวณนอกจากจะพิมพ์เข้าไปแล้ว เรายังสามารถใช้การคลิกที่ ช่อง Cell เพื่อระบุตำแหน่งที่จะนำมาใช้ในการคำนวณ ได้อีกด้วย ลองทำตามตัวอย่างต่อไปนี้

1. ไปที่ช่อง B1 พิมพ์ 2 แล้วกด Enter
2. ไปที่ช่อง B2 พิมพ์ 3 แล้วกด Enter
3. ไปที่ช่อง B3 พิมพ์ 4 แล้วกด Enter
4. ไปที่ช่อง C1 พิมพ์ 11 แล้วกด Enter
5. ไปที่ช่อง C2 พิมพ์ 12 แล้วกด Enter
6. ไปที่ช่อง C3 พิมพ์ 16 แล้วกด Enter
7. ขณะนี้ ท่านจะอยู่ที่ช่อง C4
8. พิมพ์เครื่องหมาย =
9. จะเห็นที่ช่องสำหรับเขียนสูตร หรือ formula bar จะเกิดเครื่องหมายเท่ากับด้วย
10. ใช้เมาส์คลิกที่ช่อง B3 จะเกิดเส้นประล้อมรอบช่อง B3
11. พิมพ์เครื่องหมาย +
12. ใช้เมาส์คลิก ช่อง C3
13. พิมพ์เครื่องหมาย -
14. ใช้เมาส์คลิก ช่อง C1
15. จะเห็นดังภาพข้างล่าง

16. ให้ท่านกด Enter โปรแกรม Excel จะคำนวนให้ ถ้านำเมาส์มาคลิกทีช่อง C4 จะเห็นดังนี้

การจัดรูปแบบตัวเลข

            เราสามารถจัดรูปแบบตัวเลขที่พิมพ์เข้าใน Excel 1ได้หลายอย่าง เช่น จะให้มีเครื่องหมาย คอมม่า คั่นระหว่างหลักร้อยและหลักพัน หรือ จะให้มีทศนิยม 2 ตำแหน่ง ก็ได้ และยังสามารถจัดรูปแบบอื่น ๆ ได้อีกมาก ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

1. พิมพ์ตัวเลข 1234567 ลงในช่อง D1 แล้วกด Enter
2. นำเมาส์ไปคลิกที่ช่อง D1 เพื่อเลือกช่องนี้
3. เลือก Format > Cells เพื่อเปิดหน้าจอย่อย
4. คลิกเลือกแถบ Number
5. คลิกเลือกทศนิยม (Decimal Places) เป็น 2 ตำแหน่ง และให้มีเครื่องหมายคั่นหลักพัน (Use 1000 seperator) ดังตัวอย่าง

6. จะได้รูปแบบตัวเลขดังภาพ เมื่อเวลาพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ตัวเลขก็จะเป็นรูปแบบตามที่ต้องการ

การคัดลอก Cell และ วาง หรือ paste ใน cell

            เราสามารถคัดลอก หรือ Copy เนื้อหาในช่อง cell ได้หลายวิธี วิธีที่สะดวกคือการใช้ icon บน เมนูบาร์ คือ รูป สำหรับคัดลอก และ รูป สำหรับวาง หรือ paste สิ่งที่คัดลอกไว้ ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

1. พิมพ์ ตัวเลขในช่อง cell ดังภาพข้างล่างนี้

2. คลิกเมาส์ที่ ช่อง A1 และลาก เพื่อลากแถบสว่าง ให้ครอบคลุมถึงช่อง C2 ดังภาพ

3. คลิกรูป บนเมนูบาร์ เพื่อคัดลอก สิ่งที่อยู่ใน cell ที่ลากแถบสว่างไว้
4. จะเกิดเส้นประล้อมรอบบริเวณที่ได้ทำการคัดลอกแล้ว ดังนี้

5. ใช้เมาส์คลิกที่ช่อง D1 แล้ว ลากไปให้ครอบคลุมให้เท่ากับบริเวณที่คัดลอก cell ในที่นี้คือ ต้องลากไปถึงช่อง F2 เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ไปทับข้อมูลเก่าที่มีอยู่เดิม
6. คลิกรูป บนเมนูบาร์ เพื่อวางข้อมูลที่คัดลอกไว้ จะเกิดดังนี้

7. กดปุ่ม Esc บน แป้นพิมพ์ เพื่อออกจากโหมด คัดลอก เส้นประจะหายไป

การลบคอลัมน์ และแถว

            เราสามารถลบ คอร์ลัมน์ทั้งคอร์ลัมน์ หรือ ลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าต้องการลบ คอร์ลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดังนี้

1. คลิกที่ชื่อ คอร์ลัมน์ C กดเมาส์ค้างไว้ สังเกตเคอร์เซอร์ จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศร ชี้ลง แล้วลากไปที่ คอร์ลัมน์ D
2. จะเกิดแถบสว่าง ดังภาพ

3. ไปที่เมนู Edit > Delete
4. คลิกที่ cell อื่น ไป 1 ครั้ง
5. การลบแถว ก็ทำในทำนองเดียวกัน เพียงแต่มาเลือกชื่อแถว คือตรงบริเวณ หมายเลขแถวที่ต้องการลบ

การเพิ่ม Columns

            บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอร์ลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกกันออกไปอีก 1 คอร์ลัมน์ การเพิ่มคอร์ลัมน์ ทำดังนี้

1. คลิกที่ชื่อของคอร์ลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอร์ลัมน์

2. ไปที่เมนู Insert > Columns

3. คลิก 1 ครั้ง คอร์ลัมน์ใหม่จะแทรกเข้าทางขวาของคอร์ลัมน์ที่ถูกเลือก จากภาพ จะสังเกตเห็นว่า ข้อมูลเดิมถูกย้ายไปอีกคอร์ลัมน์ และชื่อของคอร์ลัมน์ จะยังคงเรียงเหมือนเดิม

4. คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้ง เพื่อลบแถบสว่างออกไป

การเพิ่ม Rows

การเพิ่ม หรือ แทรก Rows มีวิธีการคล้ายกับการเพิ่ม หรือแทรก columns ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

1. คลิกที่ชื่อของ rows จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดแถว

2. ไปที่เมนู Insert > Rows แล้วคลิก แถว์ใหม่จะแทรกเหนือแถวที่ถูกเลือก ในภาพจะเห็นข้อมูลถูกกันลงมาเป็นอีกแถวหนึ่ง แต่ชื่อของแถว ยังเหมือนเดิม

3. คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้ง เพื่อลบแถบสว่างออกไป
4. ข้อควรระวัง การแทรกแถว เป็นการแทรกตลอดแนว ถ้าข้อมูลที่มองไม่เห็นในหน้าจอ แต่อยู่แถวที่จะต้องถูกแทรกออกไป อาจจะทำให้เสียรูปแบบ หรือเกิดแถวว่างก่อนหน้าข้อมูลได้ ดังนั้น ก่อนการแทรกแถวต้องตรวจสอบให้ดีว่า การแทรกแถวจะไม่ทำให้ไปกระทบกับข้อมูลอื่น ๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ

การตีเส้น

            การการจัดทำตาราง หรือ การรวมเงิน ตามรายการต่าง ๆ มักจะต้องมีการตีเส้น เช่น ตีเส้นตาราง ขีดเส้นใต้จำนวนเงิน ขีดเส้น สองเส้น ใต้จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ Excel ได้อำนวยความสะดวกไว้ให้เรียบร้อยแล้ว เพียงแต่เรามาเรียนรู้การใช้งาน ก็จะใช้ได้สะดวกรวดเร็วขึ้นการตีเส้นขอบ มีวิธีการ ดังนี้

1. คลิกเลือก cell ที่ต้องการตีเส้น คือ cell C3

(ในกรณีที่ต้องการตีเส้นหลาย cell ให้ลากแถบสว่าง ให้ครอบคลุมทุก cell ที่ต้องการ)

2. Excel มีลักษณะเส้นขอบหลายลักษณะให้เลือก ตามต้องการ การเลือกลักษณะเส้นขอบแบบต่าง ให้ ไปที่ Toolbar คลิกที่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้างไอคอน borders ดังภาพ

3. จะเกิดเส้นขอบลักษณะต่าง ๆ ให้ ดังนี้

4. คลิกเลือกเส้นใต้สองขีด

5. จะได้เส้นใต้ 2 เส้น ใต้เลข 30 ดังภาพ

 อีกวิธีหนึ่ง คือ

1. ไปที่เมนู Format > Format > Cells...
2. คลิกแถบ Border จะมีลักษณะเส้น ให้เลือกเช่นเดียวกัน ดังภาพ

3. ถ้าเลือกหลาย Cell จะสามารถกำหนดเส้นภายในระหว่าง cell ได้ด้วย

การรวม Cell และการจัดกึ่งกลาง

            บางครั้ง เราต้องการให้ ข้อความครอบคลุมไปหลายช่อง Cell พร้อมทั้งจัดกึ่งกลางให้ด้วย เช่น ต้องการให้ชื่อเรื่อง อยู่กลางหน้ากระดาษพอดี ในลักษณะนี้ เราต้องมีการรวม cell และจัดข้อความให้อยู่กึ่งกลาง ซึ่งมีวิธีการดังต่อไปนี้

1. ไปที่ ตำแหน่ง B1
2. พิมพ์คำว่า รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน ดังภาพ

3. เลือกช่อง Cell ตั้งแต่ B1 ถึง D1 ดังภาพ

4. ที่ Formatting Toolbar ให้คลิกรูป 
5. ข้อความจะถูกรวมกัน และจัดกึ่งกลาง 

การใส่สีพื้นหลัง

ถ้าเราต้องการให้พื้นสีของคำว่า "รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือน" มีสีพื้น ก็สามารถทำได้โดยง่าย ดังนี้

1. คลิกเลือกช่องที่ข้อความนั้นอยู่
2. คลิกที่ เมนู Format > Cells...
3. คลิกเลือกแถบ Patterns และคลิกเลือกสีตามต้องการ

1. จะได้สีพื้นหลังข้อความดังนี้

บทที่ 3: ตัวเลข และการคำนวณ

           

            โปรแกรม Excel มีฟังก์ชั่นสำหรับใช้ทางคณิตศาสตร์จำนวนมาก ทำให้เราสามารถหาค่าต่าง ๆ ทางคณิตศาสตร์ได้โดยไม่ยากเย็น เช่น หาผลรวม หาค่าเฉลี่ย นับจำนวนความถี่ หรือแม้แต่การหาผลรวมย่อย (Subtotal) ก็สามารถทำได้

การอ้างอิงตำแหน่งของ Cell

            การจะใช้ฟังก์ได้ถูกต้อง ก็ต้องมีการระบุตำแหน่งของ Cell ว่าจะเอาตำแหน่งใดบ้าง การอ้างอิงมี 2 ลักษณะคือ

1. อ้างอิงแบบช่วง หรือ range reference เป็นการอ้างอิงตำแหน่งข้อมูลใน cell ที่ต้องการ ตั้งแต่ cell แรกที่ระบุ จนถึง cell สุดท้ายที่ระบุ รวมทั้ง cell อื่น ๆ ที่อยู่ในระหว่างนั้นด้วย รูปแบบในการเขียน ใช้เครื่องหมาย : คั่นกลางระหว่างชื่อตำแหน่งของ cell เช่น

การอ้างอิง แบบช่วง	หมายถึง
A1:A3	A1, A2 และ A3
A1:C3	A1, A2 , A3, B1, B2 , B3, C1, C2 และ C3

2. การอ้างอิงแบบยูเนี่ยน เป็นการอ้างอิง การอ้างอิงแบบช่วงตั้งแต่ 2 ขึ้นไป การเขียนให้คั่นด้วยเครื่องหมายคอมม่า เช่น

การอ้างอิงแบบ ยูเนี่ยน	หมายถึง
A1, A3, A5	A1, A3 และ A5
(A1:C3), C7	A1, A2 , A3, B1, B2 , B3, C1, C2 , C3 และ C7
(A1:C3), (D1:D3)	A1, A2 , A3, B1, B2 , B3, C1, C2 , C3, D1, D2และ D3

ฟังก์ชั่น

            เราอาจจะพูดได้ว่า ฟังก์ขั่นของ Excel ก็คือสูตรสำเร็จรูปที่โปรแกรมจัดทำไว้ให้แล้ว เพียงแต่เราใส่ค่าที่ต้องการเข้าไปเท่านั้น หน้าที่ของฟังก์ชั่น ก็คือ เอาข้อมูลที่เราใส่เข้าไป กระทำการ บวก ลบ คูณ หาร กัน เช่น ฟังก์ชั่น SUM ก็จะนำค่าที่เราระบุมารวมกัน ได้ผลรวมออกมา การเรียกใช้ ฟังก์ชั่น ทำได้หลายอย่าง เช่น คลิกเลือกจากเมนู หรือพิมพ์เข้า cell โดยตรง ก็ได้

การใช้ฟังก์ชั่น มีข้อควรจำ ดังนี้

• ขึ้นต้นฟังก์ชั่น ด้วยเครื่องหมาย เท่ากับ (=)
• ต้องระบุชื่อฟังก์ชั่น เช่น SUM
• ค่าที่ใส่เข้าฟังก์ชั่น ต้องอยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ
• แต่ละค่า ต้องมีเครื่องหมายคอมม่าคั่น

ตัวอย่าง การเขียนฟังก์ชั่น
            =SUM (12, 22, A5, B1)

 

การใช้ ฟังก์ชั่น SUM

            ในบทเรียนที่แล้ว เราเรียกฟังก์ชั่น SUM โดยการคลิกที่เมนู ในบทนี้ จะเรียกอีกแบบหนึ่ง ดังนี้

1. พิมพ์ 5 ในตำแหน่ง B1 แล้วกด Enter
2. พิมพ์ 2 ในตำแหน่ง B2 แล้วกด Enter
3. พิมพ์ 6 ในตำแหน่ง B3 แล้วกด Enter
4. ขณะนี้ เคอร์เซอร์จะมาอยู่ในตำแหน่ง B4 ดังภาพ

5. คลิกที่ เครื่องหมาย (ใช้ฟังก์ชั่น หรือ Insert Function)

6. จะเห็นมี หน้าจอ แทรกฟังก์ชั่น หรือ Insert Function เกิดขึ้น

หน้าจอนี้ เป็นหน้าจอสำหรับค้นหา และเลือกฟังก์ชั่นที่จะนำมาใช้ มีส่วนต่าง ๆ ของหน้าจอที่ควรรู้จัก ดังนี้

1.      ข้อความสำหรับค้นหาฟังก์ชั่น ถ้าพิมพ์ข้อความที่ต้องกระทำ เช่น หาผลรวม หรือ add โปรแกรม จะนำฟังก์ชั่นที่เกี่ยวกับการหาผลรวมมาแสดงให้เลือก

2.      เลือกประเภทของฟังก์ชั่น ส่วนนี้เป็นทางเลือกสำหรับผู้ที่ไม่ชำนาญภาษาอังกฤษ ไม่รู้ว่าจะพิมพ์ข้อความใดตามข้อ 1 ก็สามารถคลิกเลือก ประเภทได้จากที่นี่ โปรแกรมจะนำฟังก์ชั่นในแต่ละประเภทมาแสดงให้เลือก

Most Recently Used	ฟังก์ชั่นที่เพิ่งใช้ผ่านมา
All	ฟังก์ชั่นทั้งหมด
Financial	ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับการเงิน
Math & Trig	ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์และตรีโกณ
Statistics	ฟังก์ชั่นทางสถิติ

3.      เลือกฟังก์ชั่นที่ต้องการ ถ้าไม่พบก็สามารถเลื่อน scroll bar ลงมาดูได้

4.      แสดงรูปแบบของฟังก์ชั่นที่เลือก โดยเฉพาะจะต้องใส่ค่าอะไรบ้าง อย่างไร ตรงนี้เป็นรูปแบบการใช้งาน

5.      คำอธิบายฟังก์ชั่นที่เลือก

7. ในที่นี้ เราต้องการการรวม จึงเลือกฟังก์ขั่น SUM แล้วกด OK
8. โปรแกรมจะเปิดหน้าจอการใช้ฟังก์ชั่น SUM โดยให้โอกาสผู้ใช้ ในการคลิกเลือก ช่อง cell ที่ต้องการให้นำมารวมกัน ดังภาพ

หน้าจอนี้ และหน้าจอการใช้ฟังก์ชั่นอื่น ๆ มีลักษณะคล้ายกัน โดยหน้าจอจะเปิดโอกาสให้ผู้ใช้เลือกคลิกช่อง Cell จากใน Worksheet โดยตรง หน้าจอนี้ มีส่วนต่าง ๆ ที่น่าสนใจ ดังนี้

1.      ข้อมูลที่โปรแกรมเลือกให้ จากภาพ จะเห็นว่า โปรแกรมเดาเอาไว้ก่อนว่าเราต้องการนำค่าข้างบนมารวมกัน จึงระบุเป็นข้อมูลที่อยู่ตำแหน่ง B1:B3

2.      ถ้าเราต้องการเปลี่ยนค่าที่โปรแกรมเลือก ให้คลิกที่นี่ เพื่อจะไปเปิด Worksheet และผู้ใช้สามารถใช้เมาส์คลิกเลือกได้

9. ในกรณีนี้ ข้อมูลถูกต้องแล้ว ให้คลิก OK
10. จะได้ผลรวม ดังภาพ

การหาค่าเฉลี่ย

            ข้อมูลจากหน้าจอเดิม เราจะหาค่าเฉลี่ยของข้อมูลเดิม คือ ข้อมูลในตำแหน่ง B1, B2 และ B3 เราหาได้ ดังนี้

1. ใช้เมาส์คลิกที่ตำแหน่ง B6
2. คลิกไอคอน แทรกฟังก์ชั่น เพื่อเปิดหน้าจอ Insert Function ตามข้อ 6 ข้างบน
3. เลือก AVERAGE ซึ่งเป็นฟังก์ชั่น หาค่าเฉลี่ย แล้วคลิกปุ่ม OK

4. โปรแกรมจะเลือกข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ คือ B1:B4 เพราะช่อง cell ก่อนหน้านี้ล้วนมีข้อมูลอยู่แล้วทั้งสิ้น แต่เราต้องการข้อมูลที่จะนำมาหาค่าเฉลี่ย คือ ตั้งแต่ B1 ถึง B3 เท่านั้น จึงต้องทำการแก้ไขข้อมูล ให้คลิกปุ่มเพื่อเข้าไปเลือกข้อมูลจาก Worksheet ดังภาพ

5. โปรแกรม Excel จะกลับมาที่ Worksheet พร้อมทั้งมี กรอบ Function Arguments ติดมาด้วย และจะเห็นค่า B1:B5 ซึ่งเป็นค่าที่ Excel เลือกให้ ดังภาพ

6. ให้ใช้เมาส์คลิกเลือกบริเวณที่จะให้นำค่ามาเฉลี่ย คือ บริเวณ B1 ถึง B3 (B1:B3) ดังภาพ

7. ในภาพข้างบน จะสังเกตเห็นว่า ช่องสำหรับเขียนสูตร จะปรากฎสูตร =EVERAGE(B1:B3) ซึ่งเป็นบริเวณที่ถูกเลือก
8. คลิกปุ่มบน Function Arguments เพื่อกลับไปยังหน้าจอเดิม

9. คราวนี้ จะเห็นค่าทั้งหมด และบริเวณที่ถูกเลือก ก็ถูกต้อง คือ B1:B3 ไม่ใช่ B1:B5 ดังภาพ

10. คลิกปุ่ม OK หน้าจอ Function Arguments จะปิด และกลับมาที่ Worksheet และ ในตำแหน่ง B6 จะมีค่าเฉลี่ย เท่ากับ 4.333333

การหาค่าต่ำสุด

            บางครั้งเราต้องการดูค่าต่ำที่สุดในชุดข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลมีไม่กี่ตัวคงไม่มีปัญหา แต่ถ้าข้อมูลมีเป็นจำนวนมาก การใช้สูตรให้ Excel หา จะสะดวกและเชื่อถือได้มาก

            ที่ผ่านมา เราใช้ หน้าจอ Function Arguments ให้ Excel หาฟังก์ชั่นให้ และเรากำหนดแค่ข้อมูลที่จะนำไปคำนวณ วิธีการนี้ ถ้าใช้ให้ชำนาญ จะสามารถใช้งาน excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม หลายครั้ง ที่การพิมพ์สูตรเข้าไปโดยตรง โดยการระบุ cell ที่ต้องการ จะสะดวกและรวดเร็วกว่า

            ตัวอย่างต่อจากนี้ไป จะใช้การพิมพ์สูตร เข้าในช่องเขียนสูตรโดยตรง

การหาค่าต่ำสุด มีวิธีการดังนี้

1. เราใช้ ฟังก์ชั่น MIN ในการหาค่าต่ำสุด ของขอบเขตข้อมูลที่เราต้องการ ในตัวอย่างนี้ จะใช้ข้อมูลเดิม คือ ข้อมูลที่อยู่ในตำแหน่ง B1:B3
2. คลิกที่ช่อง D1 พิมพ์คำว่า ค่าต่ำสุด
3. กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง E1
4. พิมพ์ที่ช่อง สำหรับเขียนสูตร =MIN(B1:B3) ดังภาพ
5. เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter จะได้ค่าต่ำสุดเท่ากับ 2 ในช่อง D1

การหาค่าสูงสุด

1. คลิกที่ช่อง D2 พิมพ์คำว่า ค่าสูงสุด
2. กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง E2
3. พิมพ์ที่ช่อง สำหรับเขียนสูตร =MAX(B1:B3)
4. เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter จะได้ค่าต่ำสุดเท่ากับ 6 ในช่อง D2

การนับจำนวน

            คลิกที่ช่อง D3 พิมพ์คำว่า จำนวน กดปุ่มลูกศรไปทางขวา เพื่อไปยังตำแหน่ง E3 พิมพ์ที่ช่อง สำหรับเขียนสูตร =COUNT (B1:B3) เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter จะได้ค่าต่ำสุดเท่ากับ 3 ในช่อง D2

เมื่อหาค่าเฉลี่ย ค่าต่ำสุด ค่าสูงสุด และ หาจำนวนนับ หน้าจอที่ได้จะเป็นดังนี้

 

การสั่งพิมพ์

            วิธีสั่งพิมพ์ที่ง่ายที่สุด คือการคลิกที่ภาพ ซึ่งอยู่บน Toolbar ก่อนที่จะสั่งพิมพ์จริง ควรขอดู Print Preview เสียก่อน เพื่อให้แน่ใจว่า สิ่งที่จะพิมพ์ อยู่ในหน้าที่ต้องการ ซึ่งจะสังเกตเห็นเส้นประขีดล้อมรอบหน้าแต่ละหน้า ถ้าข้อความเลยออกไปจากเส้นประ ก็จะไม่พิมพ์ในหน้านั้น ๆ จึงต้องตรวจสอบเสียก่อน ก่อนที่จะสั่งพิมพ์จริง

การตรวจสอบก่อนพิมพ์

            การตรวจสอบก่อนพิพม์ ใข้เมนู Print Preview โดยไปที่เมนู File > Print Preview เมื่อเปิดเมนู จะเห็นหน้าที่จะพิมพ์ทั้งหน้า พร้อมทั้งมีปุ่มด้านบน เพื่อให้สามารถปรับแต่ง ได้ตามต้องการ 

การกำหนดให้พิมพ์ตามแนวตั้ง หรือตามแนวนอน

            โดยปกติ โปรแกรมจะตั้งให้พิมพ์กระดาษตามแนวตั้ง แต่ถ้าจำเป็นต้องพิมพ์ตามแนวนอน สามารถปรับได้จาก Print Preview ได้เลย โดยกดปุ่ม และเลือกแถบ Page และ คลิกเลือก Landscape ดังภาพ

การกำหนดความกว้างของคอลัมน์

เมื่อดู Print Preview บางครั้งจะเห็นว่า ข้อความในคอร์ลัมน์สุดท้าย ขาดหายไป ไม่สมบูรณ์ เพราะตกขอบกระดาษ เราสามารถที่จะปรับความกว้างของ คอร์ลัมน์ เพื่อให้ข้อความมาอยู่ในหน้าเดียวกันได้ เมื่อเข้าไปที่ Print Preview แล้วให้กดปุ่ม จะเห็นหน้าจอสำหรับปรับ คอร์ลัมน์ ให้ นำเคอร์เซอร์ ไปไว้ที่จุดสี่เหลี่ยมสีดำ ด้านบน เคอร์เซอร์ จะเปลี่ยนเป็นรูปดังภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วเลื่อนเข้าหรือออก ก็จะเป็นการหด หรือขยายขอบเขตของคอร์ลัมน์นั้น ๆ และสังเกตดูข้อควมที่ต้องการว่ามาอยู่ในหน้าเดียวกัน หรืออยู่ในลักษณะที่ต้องการแล้วหรือยัง

การพิมพ์หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ

การสั่งพิมพ์หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ สามารถทำได้หลายแห่ง เช่น ไปที่ เมนู View > Header and Footer... หรือ จะสั่งจาก Print Preview โดยกดปุ่ม แล้วเลือกแถบ Header/Footer ก็ได้ เช่นเดียวกัน จะเปิดหน้าจอ ดังนี้

1. คลิกปุ่ม 1 เพื่อเลือกข้อความสำหรับพิมพ์หัวกระดาษ
2. คลิกปุ่ม 2 เพื่อเลือกข้อความสำหรับพิมพ์ท้ายกระดาษ
3. คลิกปุ่ม 3 เพื่อเลือกข้อความสำหรับพิมพ์หัวกระดาษแบบอื่น ๆ
4. คลิกปุ่ม 4 เพื่อเลือกข้อความสำหรับพิมพ์ท้ายกระดาษแบบอื่น ๆ

ลำดับการพิมพ์

การสั่งพิมพ์ โดยปกติ Excel จะพิมพ์ทีละหน้า จากด้านบนลงไปหาด้านล่าง แต่ถ้าเราต้องการให้พิมพ์หน้า เรียงจากด้านซ้ายไปด้านขวา เราต้องตั้งค่าเสียใหม่ ซึ่งสามารถตั้งได้จาก Print Preview ดังนี้

1. คลิก File > Print Preview
2. คลิกเลือกปุ่ม แล้วเลือกแถบ Sheet
3. ที่ส่วน Page order ให้คลิกเลือก ลำดับการพิมพ์ที่ต้องการ

 

·        Down, then over คือ พิมพ์จากบนลงล่าง เมื่อหมดแล้ว จึงขึ้นหน้าที่อยู่ถัดไปทางขวา

·        Over, then down คือ พิมพ์จากซ้ายไปขวา แล้วจึงพิมพ์หน้าถัดลงมา

บทที่ 4: การสร้างแผนภูมิ

            โปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงข้อมูลตัวเลขต่าง ๆ ในตาราง ให้อยู่ในรูปแผนภูมิแบบต่าง ๆ ได้ โดยง่าย นอกจากนี้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล แผนภูมิก็จะปรับเปลี่ยนตามไปด้วย ซึ่งนับว่าสะดวกรวดเร็ว สามารถนำเสนองานได้อย่างดี

การสร้างกราฟแท่ง

เราจะสร้างกราฟแท่ง แสดงการขายตุ๊กตา ดังต่อไปนี้

 

วิธีการสร้าง มีดังนี้

1. เปิดไฟล์ Excel ใหม่ และพิมพ์ข้อมูลให้เหมือนในภาพข้างล่างนี้

2. ลากแถบสว่าง ตั้งแต่ A3 ถึง D6 เพื่อกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่จะนำไปทำแผนภูมิ

3. คลิก ไอคอน รูป บนแถบเครื่องมือ หรือ ไปที่เมนู Insert > Chart ... จะเปิด Wizard การสร้างแผนภูมิ ดังภาพ
4. หน้าจอนี้ เป็นหน้าจอสำหรับเลือกประเภทของแผนภูมิ และรูปแบบของแผนภูมิ เราต้องการสร้างกราฟแท่ง ซึ่งถูกเลือกอยู่แล้ว และรูปแบบเป็นแบบแรก ซึ่งเลือกอยู่แล้วเช่นกัน ให้คลิกปุ่ม Next เพื่อไปหน้าจอต่อไป
5. จะเปิดหน้าจอ เพื่อกำหนดขอบเขตของข้อมูล เนื่องจากเราได้ ลากแถบสว่างกำหนดขอบเขตไว้แล้ว จึงเป็นข้อมูลที่ถูกต้องแล้ว ให้คลิกปุ่ม Next

6. จะเปิดหน้าจอ กำหนดรายละเอียดของแผ่นภูมิ เช่น ชื่อแผนภูมิ ชื่อแกนตามแนวนอน และชื่อแกนตามแนวตั้ง เป็นต้น

7. เราต้องการให้แผนภูมิ แสดงข้อมูลเป็นตัวเลขอยู่ในตารางใต้ภาพแผนภูมิ ให้คลิกที่แถบ Data Table และคลิก ที่ Show Data Table

8. เท่านี้ ก็จะได้แผนภูมิแบบแท่ง ตามต้องการ แต่ถ้าภาพที่ได้เล็กเกินไป ให้นำ เคอร์เซอร์ ไปไว้ที่ปุ่มดำที่เส้นของ เมื่อเคอร์เซอร์ เปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ดังภาพ ให้กดค้างไว้ แล้วลากขยายออกไป และในที่สุดก็จะได้ภาพเหมือนข้างบน

การสร้างกราฟวงกลม

การสร้างกราฟวงกลม ก็ทำเช่นเดียวกับการสร้างกราฟแท่ง แต่มีข้อระวังคือ การแสดงข้อมูลของกราฟวงกลม จะมีข้อมูลเพียง 2 มิติ เท่านั้น เช่น ตัวอย่างการขายตุ๊กตา จะแสดงทั้งหมด 3 เดือน ภายในกราฟวงกลมเดียวกัน ไม่ได้ ต้องแยกแสดงเป็นรายเดือน และถ้าจะแสดงทั้ง 3 เดือน ต้องแสดงถึง 3 กราฟ หรืออาจจะรวมข้อมูลทั้ง 3 เดือนเข้าด้วยกัน แล้วแสดงเป็นกราฟเดียว ก็ได้

ในตัวอย่างต่อไปนี้ จะแสดงข้อมูล การขายตุ๊กตา ทั้ง 3 อย่าง ในเดือน กุมภาพันธ์ ซึ่งทำได้ ดังนี้

 

1. จากข้อมูลเดิม ให้ลากแถบสว่างบริเวณข้อมูลที่จะนำมาทำเป็นกราฟวงกลม คือบริเวณ A3:B6 ดังภาพ

2. คลิกที่ ไอคอน รูป บนแถบเครื่องมือ หรือ ไปที่เมนู Insert > Chart ... จะเปิด Wizard การสร้างแผนภูมิ
3. คลิกเลือก ประเภทกราฟวงกลม หรือ Pie

4. ถ้าไม่ต้องการตกแต่งเพิ่มเติม ให้คลิกปุ่ม Finish จะได้กราฟรูปวงกลม ตามต้องการ

การแต่งกราฟวงกลม

ในกรณีที่เราต้องการเน้นข้อมูลบางอย่าง ของกราฟวงกลม เราจะแยกชิ้นส่วนนั้นออกจากกัน เพื่อให้ดูเด่นชัดขึ้น เช่น จากกราฟวงกลมแสดงการขายตุ๊กตา เดือน กุมภาพันธ์ เราต้องการแยกส่วนของการขายตุ๊กตาหมี ซึ่งขายดีที่สุด เราทำได้ ดังนี้

1. ใช้เมาส์ชี้ที่ส่วนของ ตุ๊กตาหมี

2. คลิก 1 ครั้ง วงกลมจะถูกเลือก

3. คลิกอีก 1 ครั้ง ส่วนของตุ๊กตาหมี จะถูกเลือก

4. ให้กดเมาส์อีกครั้ง คราวนี้กดค้างไว้ แล้วลากออกมา ชิ้นส่วนของตุ๊กตาหมี จะถูกแยกออกมา